Nouveauté : lancement de Vimeet365, votre plateforme de gestion communautaire à l’année

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Plateforme événement virtuel et hybride

L’hybridation au cœur de notre stratégie d’organisateur

Pourquoi l’hybridation est dans notre ADN ?

Avec deux bénéfices immédiats :

1.   Augmentation de l’audience participante
2.  Augmentation du nombre de rendez-vous réalisés

Mickael BURDET
Un évènement HYBRIDE avec un public LIVE
Mickael Burdet, Coach-conseil, Salons, Evénements B2B, Copilote Projet Event
J’ai travaillé avec PROXIMUM pour un 1er Congrès de kinés qui devait se dérouler en septembre 2020 en présentiel mais avec jauge limitée à cause du Covid. Grâce à l’apport de la plateforme VIMEET j’ai pu proposer à mon client un évènement HYBRIDE avec un public LIVE sur le congrès et un public à distance sur la plateforme assistant aux nombreuses conférences ou ateliers et pouvant prendre des RDV B2B avec les fournisseurs.

Plusieurs points positifs : – Augmentation du public : de 350 personnes max dans le lieu sélectionné pour le Congrès, l’apport du numérique a permis de toucher plus de 800 kinés en version payante. – Grâce aux replays accessibles depuis la plateforme, l’organisateur a aussi pu faire vivre son évènement plus longtemps et générer des revenus additionnels qu’il n’aurait pas eu sans cet apport technique. – Les exposants, fournisseurs de solutions, ont pu apprécier la possibilité de se valoriser sur la plateforme et de pouvoir prendre des RDV avec des kinés, futurs clients de leurs solutions ou services.

Découvrez le multiplex One To One

Vivez votre événement à plusieurs endroits géographiques
Gardez tous les bénéfices tout en augmentant le confort de votre communauté

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« L’évènementiel en 2021 : quand l’hybridation fait son chemin » Retrouvez les témoignages de 10 de nos clients sur leur vision : Change Now, Franchise Expo, Eurosatory, Paris Air Forum…

Mathilde FORESTIER
Vimeet a encore une fois démontré sa performance
Mathilde Forestier – Responsable communication, Pôle Européen de la Céramique
C’est la troisième fois que nous faisions appel aux services de Proximum pour l’organisation de notre évènement BtoB « Ceramic Network », organisation particulière et remplie de changements compte tenu du contexte en 2020… Les équipes de Proximum ont été très réactive, car l’évènement a du basculer en 100% online en moins d’une semaine. Nous avons été accompagné avec bienveillance : de bons conseils et des propositions pertinentes afin que cette édition soit une réussite malgré le format inédit.

La plateforme Vimeet a encore une fois démontré sa performance, les équipes Proximum ont été très présentes les jours J pour accompagner nos participants et nous avons décroché le record de réalisation de RDV !! Les participants ont été très satisfaits de cette édition inédite et souhaitent participer à nouveau à l’évènement phare de la filière céramique en France.

Le coin des curieux

Résultats sur le long terme, croisement de données complexes, notoriété de la marque : le ROI d’un événement peut s’avérer complexe à analyser. Pour autant, comprendre le succès d’un événement est possible en se concentrant sur les éléments mesurables avec certitude.

1) Définir votre objectif principal
Chaque événement est unique. La typologie des participants, la thématique ou encore les enjeux diffèrent pour chaque organisation.

Quatre grands objectifs business caractérisent les événements BtoB :
– Augmenter la notoriété et bâtir l’image de marque
– Générer des leads commerciaux qualifiés
– Informer et fidéliser les clients
– Dynamiser les partenaires et renforcer leur notoriété

ll est primordial que l’organisateur détermine pourquoi il met en place cet événement : quels sont les enjeux en tant qu’organisateur ? Quels sont les besoins en tant que participants ?

Cette étape est essentielle pour l’équipe Vimeet : notre spectre organisateur, par notre appartenance à Proximum365, nous permet d’accompagner nos clients dans la définition de leurs objectifs. Grâce à cela, la plateforme est configurée pour se rapprocher le plus parfaitement possible de ses objectifs.

2) Définir les KPI qui permettront de suivre l’objectif
Selon les objectifs définis par l’organisateur, la plateforme est paramétrée pour récolter les résultats souhaités.
Par exemple :
+ Analyse ciblée des pairs de rendez-vous business
+ Contrôle d’accès live pour analyse des flux
+ Consolidation du CA généré & bilan financier
+ Extraction et analyse des notations des rendez-vous

N’oubliez pas les données subjectives ! Le ressenti de la communauté est un élément de succès déterminant. La plateforme de gestion événementielle Vimeet propose ainsi un questionnaire de satisfaction pour obtenir des retours d’expérience à chaud de la part des participants.

Lorsque vous organisez ou participez à un événement en utilisant la plateforme de gestion événementielle Vimeet, l’ensemble des KPI permettant la bonne analyse de l’événement vous est transmis et nous vous proposerons d’en discuter de manière collaborative.

Lors d’un événement virtuel, la rencontre entre les participants a lieu entièrement en ligne.

Le jour de l’événement, une interface visio dédiée permet de réaliser ses rendez-vous en toute sécurité sur un système intégré à la plateforme.

Des fonctionnalités inédites de gongs digitaux / notation des rendez-vous / partage de documents sont disponibles lors de ces rendez-vous en One-to-One ou encore lors des visio-conférences.

L’organisation virtuelle d’événements est particulière : les objectifs d’engagement, d’interactions et d’échange sur un format digital sont très importants et peuvent sembler difficile à atteindre. Vimeet dispose de l’ensemble des outils et du savoir-faire pour mener à bien vos opérations : l’espace de networking facilite les échanges imprévus, propose un chat général et des chats privés, et de nouveaux espaces digitaux sont dédiés à la mise en avant thématique.

Egalement, les équipes de Vimeet s’occupe d’animer l’événement via le chat général et des messages push afin de pousser au bon moment vers les bonnes animations.

Cette intervention permet de faire corps avec l’événement et de mettre en avant les informations prioritaires de l’organisateur : l’aspect ROE (Return On Emotion) de l’événement est développé après le ROI des rendez-vous business affinitaires de la convention.

Finalement, la plateforme digitale reste accessible après l’événement pour accéder au contenu en replay et au networking (chat et visio). Nous proposons de réactiver la prise de rendez-vous et le networking visio une semaine après l’événement. Cela permet aux participants n’ayant pas pu se rencontrer d’avoir une seconde chance d’échanger.

Le format digital d’un événement offre plusieurs avantages :

Le coût de la mise en œuvre est plus faible que sur un événement en présentiel : tous les rendez-vous one-to-one et conférences ont lieu en visio-conférences, ce qui supprime les coûts de logistique, de restauration, etc.

Les risques exogènes d’annulation sont réduits puisque chacun effectue la rencontre de l’endroit qu’il souhaite : les risques de grèves, d’intempéries ou de pandémie n’impactent pas votre événement.

L’ouverture à l’internationale est simplifiée et amplifiée : les participants peuvent s’inscrire quelle que soit leur localisation géographique, sans coût supplémentaire.

– Le gain obtenu sur la mise en œuvre grâce au digital permet d’accueillir d’avantage de participants : le prix d’inscription peut être moins élevé qu’un événement en physique, la prise de décision des participants est instantanée et cela offre la possibilité de participer pour ceux qui n’auraient pas pu se déplacer par manque de temps ou de moyens.

– A l’heure où les rapports du GIEC attirent notre attention sur la protection de la planète, l’organisation d’un événement virtuel présente des avantages écologiques : la suppression des déplacements, des risques de gâchis alimentaires, par exemple, permettent de diminuer l’empreinte carbone de l’événement.
La plateforme Vimeet est la seule plateforme de gestion d’événements ISO Carbone : nous produisons a minima autant d’électricité issue d’énergies renouvelables que nous en consommons sur nos plateformes online, hybrides et physiques. La majorité des conventions d’affaires dédiées à ce sujet utilisent Vimeet pour cette raison.

Il existe différentes manières de structurer un événement hybride. Dans tous les cas, un élément demeure essentiel : la construction communautaire doit être cohérente. Sinon, un risque de déséquilibre entre exposants en présentiel et visiteurs en ligne apparaît.
Dans Hybride ou hybrides ?, 5 cas d’hybridation sont présentés et analysés :

Le multiplexage One-to-One : l’événement a lieu 100% en présentiel, à une date définie, au travers de plusieurs villes interconnectées via les algorithmes Vimeet.

ROI et ROE le même jour : les rendez-vous sont en ligne la journée, chaque participant note (de 1 à 5 étoiles) ses échanges. Le soir, les participants se retrouvent pour dîner en présentiel, placés selon les notes qu’ils ont attribuées et reçues.

Coaching de participation : lors d’une journée en ligne, les participants suivent une formation à la préparation des rendez-vous d’affaires qui auront lieu quelques temps après lors de l’événement en présentiel.

Service premium : L’événement a lieu simultanément en ligne et en présentiel : les participants choisissent en amont s’ils souhaitent participer sur place ou de chez eux. Des services premium sont mis en place pour inciter à la présence sur site.

Le multiplexage partenarial : L’ensemble des participants est en présentiel, depuis plusieurs lieux différents, mais aussi depuis plusieurs événements différents. Il y a une véritable interconnexion des organisateurs.
Pour plus d’information sur chacun des cas d’hybridation, rendez-vous sur le blog de Vimeet.

Organiser un événement hybride, c’est réunir le meilleur des deux mondes !

Le format physique de l’événement est conservé, tout en donnant l’opportunité à certains participants d’être à distance. Dites adieu aux contraintes sanitaires, internationales et économiques : chaque participant choisit le format qui s’adapte le mieux à ses besoins.

Organisateur d’événements hybrides depuis 2012, notre expertise dans l’organisation d’événement hybride vous apporte une méthodologie affutée, afin qu’il n’y ait pas de perdition sur le format physique. L’enjeu est double : il faut parvenir à attirer des participants en physique et parvenir à dynamiser l’interaction digitale pour conserver les participants à distance.

Nous avons mis en évidence deux performances immédiates lorsque vous choisissez l’hybridation : le choix à la carte entre digital et présentiel amène plus de participants et plus de rendez-vous d’affaires. Le fait de proposer une solution alternative améliore les rendements métriques et le rayonnement de l’événement.

Choisissez l’hybride, ouvrez votre champ des possibles !

Précurseur du RGPD, Vimeet s’engage depuis sa création aux respects de la protection des données personnelles.

La plateforme Vimeet est engagée sur les quatre axes majeurs du règlement : la sécurité, le consentement, la confidentialité et la portabilité des données. Une présentation synthétique de nos engagements est disponible sur le blog de Vimeet.

Vous pouvez également retrouve l’ensemble des règles de sécurité et protocoles de confidentialité au sein de nos mentions légales, de la présentation des cookies.