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Réunir les adhérents d'un pôle, un rendez-vous (digital) incontournable : le cas de Ceramic Network

©Pôle Européen de la Céramique

Ceramic Network, l'événement incontournable de la Céramique

Ceramic Network , organisé par le Pôle européen de la Céramique, a pour but de réunir donneurs d’ordres et prestataires de la filière céramique et traitements de surface en un même lieu, afin de favoriser le transfert de technologies et de développer des partenariats commerciaux. L’évènement repose sur le concept de B to B meetings, de conférences thématiques et de visites d’entreprises. 

248

participants

500

rendez-vous
97%
de rendez-vous réalisés
95%
satisfaits et très satisfaits

Les enjeux de l'édition 2020

Evénement triennal, la septième édition de Ceramic Network devait se tenir en présentiel, en juin 2020. La crise sanitaire a obligé les organisateurs à reporter l’évènement aux 4 et 5 novembre 2020. Or, le 30 octobre 2020, un nouveau confinement est annoncé…  

Comment maintenir l’évènement dans ce contexte ? Place à la digitalisation évènementielle, en moins d’une semaine ! 

L’adaptation au contexte sanitaire : la digitalisation

Si le confinement de novembre 2020 a empêché la réalisation de Ceramic Network en présentiel, les mesures sanitaires se succédant depuis plusieurs mois avaient incité les organisateurs à anticiper de nouvelles restrictions. Lorsque l’annonce présidentielle est tombée, le plan B a été amorcé.  

D’abord présentiel, devenu hybride, finalement virtuel ! 

Pour s’adapter aux contraintes sanitaires et toucher une cible internationale, l’édition Ceramic Network de novembre 2020 a d’abord été pensée sous un format hybride : maintenir la venue sur place pour les participants nationaux afin de satisfaire leur volonté d’échanges informels, tout en ouvrant l’évènement aux participants internationaux via la plateforme Vimeet. Rendez-vous à la même table, ou bien à travers un écran, les deux options étaient prévues. Puis le nouveau confinement est arrivé … mais les enjeux ont été maintenus ! 

  • Au préalable, les participants avaient été sensibilisés jusqu’à la veille de l’évènement à un possible passage en 100% virtuel, ce qui a permis de valider leur maintien de participation et également de prendre en compte leurs demandes avec ce format. 

     

  • L’accompagnement de l’ensemble des acteurs de l’évènement a été essentiel : emailings d’informations via la plateforme, tests en amont pour vérifier la qualité des échanges, la complétude des profils digitaux ou encore la compréhension de la navigation sur la plateforme.

     

  • L’objectif de participation internationale a été atteint avec 30% de participation internationale et 18 pays représentés. L’accès virtuel à l’événement a permis de dépasser les limites géographiques entre participants, renforcé par un partenariat entre le Pôle Européen de la Céramique et Europe Enterprise Network pour augmenter le volet international (R&D et business).

Maintenir l’humain au cœur de l’événement 

Rassemblement triennal des adhérents du Pôle Européen de la Céramique, Ceramic Network est un moment de rendez-vous programmés et également de networking informel. La digitalisation de l’évènement était une crainte : comment maintenir le caractère instantané et chaleureux malgré la distance physique ?  

  • Le volet “Networking” de la plateforme a été dynamisé par les animateurs : invitation à suivre les conférences, incitation à discuter entre participants sur le chat privé etc. 

     

  • Un suivi des données, directement depuis la plateforme, a été ouvert aux participants, donnant un aperçu des personnes venues sur leur fiche et permettant ainsi d’entrer en contact en se basant sur des intérêts réciproques.  
  • Pour animer les présentations, des mesures exceptionnelles ont été ajoutées. Les exposants ont, notamment, eu la possibilité de publier une vidéo sur leur stand digital, gratuitement. 

     

  • Une conférence d’ouverture et une conférence de fermeture, animées par l’équipe du pôle, ont été maintenues afin d’humaniser l’évènement et de faire un retour à chaud aux participants.  

Des rendez-vous d’affaires réussis malgré la distance 

Prestataire du Pôle Européen de la Céramique depuis 3 éditions, Vimeet avaient accompagné leurs évènements de 2014 et 2017, en présentiel. Le défi de 2020 était de maintenir le nombre et la qualité des rendez-vous d’affaires, sous un format inédit. Pari tenu : les résultats en digital obtiennent le record de réalisation de rendez-vous !  

  • La constante évolution de la plateforme au fil des années a permis d’offrir des options supplémentaires aux participants : mises en avant, rencontres affinitaires améliorées, personnalisation des espaces exposants, etc. La digitalisation n’a pu être réussie que par une offre toujours plus séduisante pour les adhérents du pôle, déjà familiers de l’évènement et pour la plupart avec l’outil Vimeet. 

     

  • L’efficacité de la méthodologie de la plateforme a fluidifié la tenue des rendez-vous et facilité les rencontres en visio.  
  • La liste complète des entreprises participantes a été envoyée quelques semaines avant l’évènement, décrivant précisément les compétences techniques des fournisseurs/exposants et l’ensemble des projets des entrepreneurs/visiteurs.

     

  • L’algorithme prédictif a permis de faire remonter, pour chaque participant, les profils de la liste correspondant le plus à ses besoins. 

     

  • Quelques jours avant l’évènement, l’algorithme de planification a réparti les rendez-vous validés dans l’agenda de tous les participants, de façon égalitaire.  
  • Ainsi, le jour J, chaque participant disposait d’un agenda défini, indiquant les salles virtuelles de ses échanges, des conférences réservées, et des plages libres pour se rendre dans l’espace de networking digital. Pas de panique pour eux, juste quelques clics ! 
CN2020_Infographie
©Pôle Européen de la Céramique

A la suite à cette édition virtuelle inédite, Vimeet a également accompagné le Pôle Européen de la Céramique pour un nouvel évènement de deux jours, en présentiel à Limoges, en octobre 2021 : CERAMICS 4 INDUSTRY ! 

Vous êtes un pôle de compétitivité ou un cluster ? 

A propos du Pôle Européen de la Céramique

Unique pôle de compétitivité dédié aux céramiques
et labellisé depuis 2005, le pôle est reconnu comme expert de référence en France dans le domaine des céramiques.

Sa mission : dynamiser l’activité du secteur de la céramique par l’innovation.

Il fédère plus de 150 adhérents (industriels, organismes de recherche et technologiques, centres de formation), principalement situés en France, mais également, à l’étranger (Allemagne, Suisse, Portugal, Belgique, Italie…).

Le mot de l'organisateur

C’est la troisième fois que nous faisions appel aux services de Proximum pour l’organisation de notre événement BtoB « Ceramic Network », organisation particulière et remplie de changements compte tenu du contexte en 2020… Les équipes de Proximum ont été très réactives, car l’événement a du basculer en 100% online en moins d’une semaine. Nous avons été accompagnés avec bienveillance : de bons conseils et des propositions pertinentes afin que cette édition soit une réussite malgré le format inédit. La plateforme Vimeet a encore une fois démontré sa performance, les équipes Proximum ont été très présentes les jours J pour accompagner nos participants et nous avons décroché le record de réalisation de RDV !! Les participants ont été très satisfaits de cette édition inédite et souhaitent participer à nouveau à l’évènement phare de la filière céramique en France.

Mathilde Forestier – Responsable communication, Pôle Européen de la Céramique

Offrez à vos participants une expérience inédite :

Elise BELIARD

Elise BELIARD

Responsable marketing opérationnel

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