Nouveauté : lancement de Vimeet365, votre plateforme de gestion communautaire à l’année

Vimeet365  Découvrez Vimeet365

Relancer l’économie d'un territoire grâce à l'événementiel

L'émergence d'une initiative solidaire post-COVID

L’événement Sud Business Day est né d’une initiative solidaire post-COVID : relancer l’économie sur le territoire Sud en multipliant les contacts régionaux.

Comment ? Grâce à des mises en relation diversifiées, dans un lieu emblématique : l’Orange Vélodrome. 

Organisé par InEvents, sous l’impulsion du Club Top 20, et en accord avec les institutions dirigeantes comme soutien : l’UPE13, la CCI Aix Marseille Provence et La French Tech, l’événement a eu lieu le 16 novembre 2021, à Marseille.

4000

demandes de rdv

700

participants

5

conférences

Les enjeux de l'événement

Le principal objectif de l’événement a été de permettre aux entreprises du territoire de se connaitre, afin de les inciter à collaborer et créer plus de prestations locales : Peut-on développer du business en faisant émerger les “pépites” du territoire, favorisant ainsi une démarche éco-responsable ?  

  • Comment mobiliser l’ensemble de l’écosystème territoriale ? Aussi bien petites que moyennes et grandes entreprises devaient être présentes.
  • Comment assurer une équité vendeur/acheteur ? L’objectif était de signer des affaires pertinentes, pas d’effectuer de simples rencontres sans suite. 

3 indispensables pour garantir le succès du Sud Business Day

  • Un lieu emblématique qui décuple l’attractivité de l’événement.  
  • La présence de grands comptes, proactifs dans la promotion de l’événement.  
  • Une plateforme assurant une mise en relation qualifiée. 

Du côté de l’organisation

  • Le stade L’Orange Vélodrome, situé à Marseille, représente 8 500m² d’espace de réception, une couverture Wifi HD, un ensemble d’équipements éco-responsables et une architecture avant-gardiste. Tous les éléments design nécessaires pour attirer du public !

InEvents a réussi à contacter les bons interlocuteurs pour réserver le lieu et ainsi élever l’attractivité de l’événement.

  • Créer un mouvement de solidarité implique de défier les formats habituels : si beaucoup d’événements proposent une participation gratuite aux grandes entreprises et une participation payante aux start-ups et PME venant les rencontrer, le Sud Business Day a souhaité innover. Il était primordial que les grands comptes montrent un élan de solidarité en participant financièrement à l’événement pour cette première édition.

Le défi a été relevé.  Les grands comptes ont participé en nombre (+ de 50 grandes entreprises dont la moitié du Club TOP 20), et accepté la contribution financière, tout en étant porteur de la promotion de l’événement.

Lieu validé

Participants inscrits

Et ensuite ? 

Une prestation sur-mesure

Du côté de la plateforme Vimeet

SBD plateforme

De l’inscription au suivi des rendez-vous en passant par l’accompagnement des participants, la plateforme Vimeet a été utilisée dans toutes les dimensions de la mise en relation.  

Faire appel à une plateforme de gestion événementielle éprouvée a permis de cadrer le parcours des utilisateurs, et ainsi de simplifier leur expérience pour qu’ils se concentrent sur l’essentiel : conclure des rendez-vous d’affaires.

  • Avant l’événement, les participants ont pu s’inscrire sur la plateforme, payer en ligne, et sélectionner les rendez-vous de leur choix. Grâce à l’algorithme prédictif, chaque participant a pu choisir son filtre d’affichage du catalogue d’entreprises : par pertinence (corrélation offre/besoin), de A à Z, selon la caractéristique de l’entreprise etc. 

     

  • Quelques jours avant l’événement, l’algorithme de planification a été activé pour remplir les agendas avec les rendez-vous doublement validés, de façon équitable.
    Le recours de l’Intelligence Artificielle, à cette étape, a été essentielle pour la réussite de l’événement : les deux parties prenantes d’un rendez-vous devaient l’accepter pour qu’il soit validé dans l’agenda.
    Également, surtout pas de système “premier arrivé premier servi” : l’algorithme réparti les rendez-vous pour que tous les inscrits reçoivent un planning rempli équitablement
    .
    Finalement, la planification tient compte des périodes d’indisponibilités (absences momentanées du participant, inscription à une conférence, etc.). Cela permet une répartition équitable et optimisée des rendez-vous, pour une plus grande efficacité business.

     

  • Le jour J, les participants sont arrivés sur l’événement avec un agenda prérempli, en sachant exactement quand et où aller, à tout moment de la journée. 

     

  • Un Speedating meeting a été organisé pour s’adapter à tous les besoins : des rendez-vous de 10 minutes entre acheteur et vendeur sur une même unité de besoin. Les grands groupes recevaient les entreprises dans leurs loges attitrées.

     

  • En parallèle ont eu lieu des conférences avec des intervenants inspirants sur des sujets économiques d’actualité.

Le système a été parfaitement rodé, l’Intelligence Artificielle éprouvée … mais le facteur humain est resté primordial. Aussi bien en amont pour apprendre à utiliser la plateforme que pendant l’événement pour faire face aux aléas de rendez-vous, des chefs de projets dédiés ont accompagné organisateurs et participants.

Du côté de l’accompagnement

  • Par son appartenance à Proximum365, leader européen dans l’organisation de conventions d’affaires depuis plus de 20 ans, la plateforme Vimeet vous permet de bénéficier d’une expertise organisationnelle sur-mesure. Nos équipes ont été joignables par téléphone et par mail à tout moment, sur toute la durée de l’opération : de la préparation au suivi post événement. Cette proximité entre tous les acteurs œuvrant à l’organisation de l’événement a permis d’avancer efficacement, en toute transparence et ainsi de garantir une expérience inédite à tous les participants.
  • Un système de chatbot scénarisé et de chatbox humaine leur a permis d’échanger en direct avec l’équipe organisatrice pour répondre à toutes leurs questions. Une hotline avec nos contacts était également accessible pour toutes demandes pro-actives des participants qu’ils soient non-inscrits (formulaire du site internet / newsletters / compte réseaux sociaux) ou inscrits (directement sur la plateforme Vimeet).
     
  • Le jour de l’événement, les chefs de projets Vimeet ont assuré le suivi des rendez-vous en temps réel : grâce au système de conciergerie, les “no-show (absence non prévenue de la part d’un des participants) et les annulations de dernières minutes ont pu être reprogrammés, et laisser la place pour un autre rendez-vous instantané, grâce aux fonctionnalités de networking sur la plateforme.  

Ainsi, tout a été lié : lieu, grands comptes et plateforme de mises en relation, aucun détail n’a été laissé au hasard.

Un travail d’orfèvre récompensé par le succès du Sud Business Day !  

A bientôt pour la prochaine édition ! 

A propos d'InEvents Groupe

InEvents, entreprise spécialisée dans l’événementiel, propose des solutions de gestion optimale : CRM commercial et marketing, solution d’accréditations et système de paiement cashless.

A taille humaine, l’entreprise met en place une relation de proximité avec chacun de ses clients. Réactifs et à l’écoute des besoins et attentes, découvrez pourquoi les clients leur font confiance.

Le mot de l'organisateur

Cette étude de cas événementielle vous a intéressé ?

Elise BELIARD

Elise BELIARD

Responsable marketing opérationnel

À partager sur

5 min.