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La clé de votre réussite événementielle : l'accompagnement des participants

Elise BELIARD

Elise BELIARD

Responsable marketing opérationnel

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5 min.

Adeptes de vos événements ou nouveaux inscrits, tous les participants ont besoin d’être accompagnés pour profiter au mieux de votre offre événementielle.

Pour qu’ils se concentrent uniquement sur l’objet de leur participation, vous, en tant qu’organisateur, avez la charge de tout le reste. Véritable guide, vous devez les accompagner à toutes les étapes, pour leur garantir un retour sur investissement, sur temps et sur émotion.

En résumé : prenez-les par la main de A à Z !

En amont de l'événement

Embarquez vos participants dans votre univers pour optimiser la conversion : soignez votre onboarding

Votre participant a cliqué sur « je m’inscris » à votre événement. Et ensuite ? Rien n’est gagné.

Effervescence digitale, manque de temps, contraintes techniques, les abandons avant la finalisation de l’inscription sont nombreux. Comment y remédier ?

Accompagnez vos participants tout au long de leur parcours d’achat !

 

1. En répondant avec rapidité et qualité à leurs demandes :

  • Par un système de Chatbot scénarisé et de chatbox humain pour échanger avec eux en direct
  • Par une hotline permettant de convertir les demandes pro-actives sur les différents canaux de communication (site internet, réseaux sociaux, emailing etc.)

2. En anticipant leurs besoins par différentes relances très ciblées :

  • Pour finaliser leur parcours d’inscription et être référencé dans le catalogue de participants.
  • Pour demander, valider ou refuser leurs rendez-vous. La validation de l’échange par les deux parties garantie un taux de no-show extrêmement faible, qui permet d’éviter toute frustration le jour J.
  • Pour s’assurer de leur satisfaction à la réception de leur planning de rendez-vous et de leur présence sur place/en ligne au moment voulu.

*L’onboarding vise à familiariser vos participants avec tous les éléments de l’événement, pour les rendre proactifs.

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Pendant l’événement

Présenter un parcours unifié et un accompagnement sur-mesure, pour apporter un service qualitatif sans faille

Que votre événement soit en ligne ou en physique, vous devez pousser les bonnes informations, au bon contact, au bon moment.

Gardez la communauté active lors des temps forts :

  • Contrôle d’accès optimisé permettant de confirmer la présence des participants aux rendez-vous. 
  • Indiquer aux participants comment utiliser la webapp présentant leur planning personnalisé en temps réel, ainsi que des messages ciblés pour pousser vers les animations adaptées.
  • Personne ne doit être oublié ! Au-delà des horaires d’interventions, les speakers ont besoin d’être formés et préparés pour être à l’aise lors de leur passage. Les équipes de Vimeet sont présentes les jours d’événement via la chatbox et à leur disposition pour suivre le déroulé de tous les formats : conférences, webinaires, ateliers.

Assurez un taux de no-show inégalable !

La différenciation indispensable de Vimeet : la conciergerie présentielle et la WatchTower digitale.
L’objectif ? Vérifier à chaque créneau de rendez-vous que les deux parties sont bien présentes ou connectées, appeler les absents pour les aider à rejoindre l’échange ou repositionner le rendez-vous et le remplacer par un autre.

Des étapes indispensables pour fluidifiez et dynamiser l’intégralité des échanges et contenus !

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Après l’événement

Le suivi et l’accompagnement à la transformation des leads : oui, cela fait partie de notre mission d’organisateur.

Les participants s’en vont, l’événement … n’est pas fini ! Pour capitaliser sur les leads et les transformer en futurs partenaires, le rôle de l’organisateur est capital.

Favorisez la poursuite des échanges grâce à la notation de rendez-vous : après chaque rendez-vous, les interlocuteurs se donnent une note, de 1 à 5 étoiles.

  • Dès que 4 ou 5 étoiles sont respectivement attribuées, cela implique la prise d’un deuxième rendez-vous post-événement. Un email est automatiquement envoyé à chacune des parties avec leurs coordonnées complètes, et les instructions pour planifier le nouvel échange.

Vous souhaitez aller plus loin ? Organisez des repas affinitaires à la suite des sessions de rendez-vous d’affaires !

  • Déjeuners de networking : répartition des convives par catégorie de participation (porteurs de projets, fournisseurs, investisseurs, start-ups, etc.) et changement entre chaque plat.
  • Dîners d’approfondissement : tous les rendez-vous notés 4 à 5 étoiles par les deux parties se retrouvent à la même table pour développer des pistes de partenariats.

La puissance algorithmique est essentielle pour optimiser les rendez-vous d’affaires BtoB, mais conformément à notre vision, elle reste discrète. Seule la performance du résultat est visible !

Vimeet365

Ces étapes sont indispensables pour assurer une expérience sur-mesure à l’ensemble des participants.

Notre expérience d’organisateur d’événements, par notre affiliation à Proximum 365 nous prouve que cet accompagnement est primordial dans la réussite de votre événement.

Vimeet gère pour vous l’intégralité de ce parcours : nous nous engageons à développer, non seulement le Retour sur Investissement de vos participants, mais également leur Retour Sur Émotion et Retour sur Temps.

Offrez à vos participants un accompagnement sur-mesure !

Le Port de Liège (Belgique) participe régulièrement aux événements de Voies navigables de France, organisés en étroite collaboration avec [Vimeet]. C’est une équipe très réactive et très professionnelle, toujours à l’écoute des diverses demandes et besoins de leurs clients, partenaires ou participants. C’est une équipe sérieuse qui assure un vrai suivi des dossiers et qui fait preuve d’une grande disponibilité. Je les recommande avec plaisir !

Port autonome de Liège