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Booster mon événement physique grâce aux stand digitaux

Elise BELIARD

Elise BELIARD

Responsable marketing opérationnel

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10 min.

Décoration, mobilier, éclairage ; les critères d’aménagement d’un stand physique sont nombreux pour attirer les clients. Qu’en est-il lors d’un événement digital ou hybride ?

Etape 1 : Avant l’événement - Préparer son stand digital

Lors d’un événement online ou hybride, les clients naviguent au sein du catalogue de stands digitaux de la même façon qu’ils déambuleraient dans les couloirs d’un événement physique : personnalisation, animation, et communication préalable vont les attirer.
La clé du succès ? La préparation de vos contenus.

La logique est simple : Contenus = Attractivité = Demandes de rendez-vous.

  • Remplissez votre fiche d’inscription en détail, en y intégrant des médias et des informations sur vos produits et vérifiez le bon remplissage des nomenclature pour une optimisation algorithmique parfaite. La personnalisation du stand permet de s’inscrire dans une logique d’engagement.

  • Préparez votre stratégie en analysant le visitorat qu’il y aura et vos souhaits d’acquisition de leads.

  • Sélectionnez les clients qui vous intéressent et prenez vos rendez-vous, surtout en les argumentant de manière personnalisée.

  • Vérifiez la qualité de votre technologie ! Si cela peut sembler évident, la qualité des outils est indispensable : une image floue, le son qui ne fonctionne pas, la connexion internet trop faible etc.; des éléments qui peuvent gâcher la meilleure des présentations. Testez bien la plateforme avec l’ordinateur ou le smartphone que vous utiliserez le jour J.

En soignant la préparation de votre stand digital, vous effectuez 40% de votre travail avant même que l’événement ne commence !

Etape 2 : Pendant l’événement - Placer l’humain au cœur de son stand digital

La digitalisation des événements ne signifie pas la mort des relations humaines, encore moins dans des cas d’hybridation, comme nous l’expliquons dans l’article “Hybride ou hybrides ?”.

Lorsqu'un participant interagit depuis son ordinateur, le stand digital doit lui offrir autant de possibilités que le ferait un stand physique.

Au-delà de la complémentarité fond/forme de votre stand, son attractivité sera aussi conditionnée par votre comportement au cours de l’événement. En physique, en digital ou en hybride, les règles du jeu sont les mêmes :


  • Room visio, partage d’écrans, fiche de description, clarté des contenus, instantanéité des discussions : décuplez votre interactivité sociale.

  • Regardez votre chat et prenez du temps en salle de pause virtuelle : votre networking sera augmenté par de potentielles rencontres imprévues. Vive la sérendipité !

  • Suivez-votre planning pour vous présenter à l’ensemble des rendez-vous.

  • Après chaque rendez-vous sur Vimeet, qualifiez à chaud toutes les personnes rencontrées : le système de notation (de une à cinq étoiles) et de commentaires sur Vimeet vous assure un suivi de l’événement et une participation aux rendez-vous affinitaires*.

*Qu’est-ce qu’un rendez-vous affinitaire ?
*Qu’est-ce qu’un rendez-vous affinitaire ?
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Après une série de rendez-vous d’affaires en digital, les participants attribuent une note (de 1 à 5 étoiles) à chacune des rencontres pour déterminer le potentiel de conversion business des échanges. S’ensuit un déjeuner ou dîner placé selon les notes respectives attribuées. A chaque plat, les preneurs d'ordre changent de table. Les notes émises/reçues conditionnent également la communication des coordonnées : en amont de l’événement, les participants paramètrent à partir de quel nombre d’étoiles leurs interlocuteurs obtiennent leur adresse mail professionnelle et leur numéro de téléphone. S’y ajoute la possibilité de garder les leads chauds : lorsque 4 à 5 étoiles sont attribuées par chacune des parties du rendez-vous d’affaire, une proposition de second rendez-vous est immédiatement envoyée par mail.

Etape 3 : Après l’événement - Gardez les leads chauds

Séduire son interlocuteur au moment de l’événement est une première étape de la relation business, qu’il faut concrétiser rapidement.


  • Contactez les interlocuteurs dont vous avez obtenu les coordonnées et planifiez un deuxième rendez-vous au plus tard le lendemain de l’événement (si vous ne le faites pas, nous vous relancerons : votre R.O.I. avant tout !).

  • Restez à l’affût de vos mails : les participants ayant reçu vos coordonnées seront susceptibles de vous contacter. Nous-mêmes, nous vous recontacterons si nous constatons que les sollicitations post événements que vous recevez n’ont pas de réponse.

  • Analysez vos données : vos indicateurs clés de performance (KPI) sont-ils à la hauteur de vos espérances ? Les statistiques de votre site web et de vos réseaux sociaux ont-elles augmenté à la suite de l’événement ? Qui a vu votre fiche de présentation sur la plateforme sans pour autant vous demander en rendez-vous? Comment revenir vers cette cible?

  • Ces données sont essentielles pour préparer votre prochain événement, mais aussi adapter votre budget. Et vos choix d’options fonctionnelles ou de communication.

En résumé ? Un stand digital n'est pas l’opposé d’un stand physique. Au contraire, ils se créent en miroir, c’est le “présentiel on-line” : la technologie est au service de l’humain, sans cesse développée pour maintenir l’interactivité et la chaleur des échanges.

Alors pour réussir la création de votre stand digital, rien de plus simple : ne pensez pas complication, pensez implication.

Vous souhaitez proposer ces stands à vos participants ?

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de votre stand digital !